Вопросы семьи и брака        25 июля 2018        169         0

Сроки хранения бухгалтерских документов с 1 октября 2019

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

  1. Назначьте ответственного за сохранность регистров и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись.
  2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Подробнее о штрафах читайте ниже.

Сроки хранения документов в 2019 году (таблица)

При определении сроков хранения документов в 2019 году компания должна полагаться на действующее законодательство: НК РФ, Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рекомендуем прочесть:  Как узнать что находится у человека в собственности

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2019 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2021 года.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ТАБЛИЦЕ

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить. Приведем сроки хранения документов в таблице.

Сроки хранения бухгалтерских документов с 1 октября 2019

Бывают периоды, когда количество новых срочных дел превышает все мыслимые пределы. В такие моменты легко забыть о не менее важных, но рутинных задачах. Чтобы вы не пропустили сроки перечисления регулярных платежей в бюджет и сдачи отчетности, мы подготовили для вас наши еженедельные напоминания.

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Порядок хранения установлен Приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526. Сформировать документальный фонд в компании можно путем составления номенклатуры дел, их оформления на основе нормативных актов РФ, перечней типовых архивных бумаг с указанием сроков хранения. В комплекс работ по обеспечению функционирования корпоративного архива включаются выделение помещения и обеспечение в нем нормативных условий хранения бумаг. Законодательство обязывает компании оснастить архив специальным оборудованием для документов,средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализациями. Также фирме нельзя забыть обеспечить архив нормативными температурно-влажностным и световым режимами.

Как видно, хранение бумаг – не такое уж простое занятие. Если, к примеру, у организации не имеется свободного помещения для архива, то можно заключить договор со специализированной компанией. Порядок заключения подобных контрактов установлен главой 47 ГК РФ.

Архивное хранение документов, сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Большое влияние на сроки хранения оказывает содержание документов. Например, данные об амортизации и стоимости активов должны быть на предприятии всегда. Они имеют значение для учета и контроля на протяжении всего периода эксплуатации имущества. В информационных письмах 03-03-06/1/7604 и 03-03-06/1/270 специалисты Минфина РФ дали разъяснения по вопросу. Чиновники настаивают на исчислении 4-летнего срока с момента полной амортизации.

Рекомендуем прочесть:  Договор дарения 1 2 квартиры

Налоговым законодательством установлена обязанность хранения документов учета на протяжении 4 лет. Норму предписано соблюдать юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. При этом некоторые статьи НК РФ содержат исключения. Так, плательщики налога на прибыль должны иметь в наличии подтверждение убытков в течение всего периода их списания. Аналогичное требование предъявляют к лицам, избравшим УСН (15 %). Не менее 6 лет хранят отчеты по начислению страховых взносов. Условие содержится в статье 23 НК РФ и законе 250-ФЗ от 03.07.16.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Каковы стандартные сроки хранения бухгалтерских документов

  • Документы, которые относятся к расчету и выплате страховых взносов – шесть лет.
  • Первичная документация, подтверждающая понесенные убытки – на протяжении всего срока, когда этими бумагами сокращается налоговая база текущего налогового периода на сумму убытков. Аналогичный срок предусматривается также для тех, кто использует упрощенную систему налогообложения по объекту «прибыль минус затраты», а также для всех, кто пользуется ЕСХН.
  • Документы, указывающие формирование изначальной цены амортизируемого имущества – четыре года, отсчет которых начинается с момента признания дебиторской задолженности безнадежной.
  • Документы, подтверждающие наличие затрат в целях обучения работников, оплачиваемого со стороны работодателя – в течение полного срока действия составленного соглашения об обучении, а также каждого года работы того физического лица, которое проходило обучение за счет налогоплательщика.
  • Годовая бухгалтерская отчетность – в течение всего срока деятельности компании.

В практической деятельности современных организаций нередок регистрировались случаи, когда реализация основных средств осуществлялась с убытком, но при этом при ведении налогового и бухгалтерского учета по этим средствам используются аналогичные документы, и единственная разница заключается только в признании расходов, которые относятся к их выбытию.