Вопросы семьи и брака        25 июля 2018        143         0

Срок хранения бухгалтерских документов в организации в 2019 году таблица

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Сроки хранения документов в 2019 году (таблица)

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Таблица: срок хранения бухгалтерских документов

Любые бухгалтерские документы, создаваемые в процессе деятельности учреждения, должны быть систематизированы и сброшюрованы в соответствии с установленными требованиями. Согласно законодательству к ним должен быть обеспечен доступ в течение всего срока хранения.

В статье 23 НК РФ говорится, что бухгалтерские документы, необходимые для расчета налогов, хранят в течение четырех лет. Это требование относится ко всем файлам, в том числе электронных систем документооборота. Четыре года отсчитывайте после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для налогов или отчетности.

Срок хранения документов в 2019 году (таблица)

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Рекомендуем прочесть:  Аресты на машину проверить по номеру машины официальный сайт

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности. В частности, для ООО в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ предусмотрен следующий список обязательной к постоянному хранению на предприятии документации:

  • первичная документация и регистры по всем направлениям учета – по учету основных фондов, материальных запасов, оплате труда, и т.д. Причем, к данной группе документов относятся формы, заполненные как на самом предприятии, так и полученные им от поставщиков (подрядчиков и прочих лиц);
  • отчетность. Эта группа документов включает в себя налоговые декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты по взносам во внебюджетные фонды. Сюда также относятся аудиторские заключения;
  • учетная политика и иные документы, которые содержат в себе сведения об организации и порядке ведения кадрового, бухгалтерского и иного учета на предприятии, включая средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронных подписей.

Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

  • В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
  • Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.
  • Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
  • Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
  • Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
  • Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
  • Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
  • Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
  • Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
  • Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.
Рекомендуем прочесть:  Размер материнского капитала в 2019 году на третьего ребенка в спб

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

Каковы стандартные сроки хранения бухгалтерских документов

Изначально ответственность за ненадлежащее хранение накладывается на руководителя и главного бухгалтера компании. Отсутствие первичной документации, на основании которой проводятся различные хозяйственные операции, в соответствии с нормами статьи 120 Налогового кодекса относится к категории грубых нарушений, в то время как нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерской документации наказывается в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных нарушениях, которая предусматривает наложение на должностных лиц штрафа в размере 2000-3000 рублей.

В практической деятельности современных организаций нередок регистрировались случаи, когда реализация основных средств осуществлялась с убытком, но при этом при ведении налогового и бухгалтерского учета по этим средствам используются аналогичные документы, и единственная разница заключается только в признании расходов, которые относятся к их выбытию.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ТАБЛИЦЕ

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще — невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации в 2019 году

Есть еще более длительные сроки хранения бухгалтерских документов, которые могут быть установлены не только Законом (например, НК РФ или Закон об архивном деле), но и специальными нормативными актами отдельных ведомств (например, перечнем, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558).

Срок хранения бухгалтерских документов в организации в 2019 году прописан в Законе о бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее – Закон № 402-ФЗ). Хранить такие документы нужно 5 лет после отчетного года, речь идет о первичных бухгалтерских документах, кассовых документах и бухгалтерских регистрах.