Вопросы семьи и брака        04 июля 2018        129         0

Как правильно заверять трудовую книжку с 1 июля 2019 года

Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2019 года: образец

Одно из новых правил ГОСТа 2019 года касается того, как заверить копию трудовой книжки. Теперь вам необходимо будет писать в копии место хранения подлинного документа. Делайте такую запись, как показано на нашем образце. Правило не касается копий, сделанных для нужд самой компании, где работает сотрудник.

С 1 июля 2019 года вступили в силу новые правила для копий трудовых книжек. По задумке чиновников они должны были действовать еще в прошлом году. Однако этого не произошло, и компаниям разрешили следовать как новым, так и старым правилам. Но с 1 июля 2019 года заверять трудовые книжки можно только в соответствии с новыми требованиями. Далее мы рассмотрим образец заверенной копии.

Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2019

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления, она должна быть выдана сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2019 года

  • Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
  • На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
  • Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
  • Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.
Рекомендуем прочесть:  Информация о дачной амнистии

Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2019 года. Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам. Образец заверенной копии мы покажем в статье.

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2019 года и как это было раньше

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

  • Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
  • На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
  • На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
  • При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
  • Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
  • С 1 июля 2019 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
  • Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2019 года

Но в конце 2016 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 со сроком введения с действие с июля 2019 года («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.). Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2019 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год. Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2019 года.

Перед тем как заверить копию трудовой книжки с 01.07.2019, как и раньше, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ. Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.

Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2019 года

С 1 июля 2019 года законодатель изменяет правила заверения копий трудовых книжек. Если работодатель ошибется в оформлении, копия трудовой не будет действительна. Рассмотрим, какие требования действовали и какие требования будут действовать к копиям трудовой с 1 июля.

Чтобы заверить копию трудовой книжки по прежнему ГОСТ Р 6.30-2003, нужно было сделать следующее. Работодатель должен был на первом листе копии документа указать запись «Копия». Все листы следовало прошить ниткой и пронумеровать. Кадровик выводил концы нити на оборот крайнего листа копии. Там все опломбировали и делали единую запись: «Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью n листов». В реквизите «Подпись» указывали:

Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2019 года: образец

По новому ГОСТу оформлять кадровые документы можно любым из шрифтов: Times New Roman, Arial, Verdana либо Calibri. В бланках должны быть обязательные реквизиты. Их число не изменилось — всего 30. Но некоторые теперь отличаются по составу либо оформлению. Поэтому понадобится обновить регламент по кадровому делопроизводству.

Рекомендуем прочесть:  Какая выплата за второго ребенка в 2019 году

Наименование структурного подразделения. Реквизит надо отражать следом за наименованием вашей компании в бланках писем и документов подразделений. Например, филиалов, представительств и т. д. По стандарту реквизит надо записать прописными буквами. Например, ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ.

Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2019 года

Несмотря на отсрочку, применять новые требования можно и сейчас. Обновленный стандарт касается всех кадровых бумаг. По-новому надо заверять копии трудовых и ставить в документах отметки об электронной подписи. О том, как правильно это делать, расскажем далее.

С 1 июля 2019 года должны были вступить в силу новые правила оформления кадровых документов и их копий. Но Росстандарт приказом от 25.05.2019 № 435-ст продлил срок перехода на новый ГОСТ Р 7.0.97–2016 еще на один год. Поэтому пока при заверении копий трудовых книжек можно руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 в обязательном порядке надо будет применять с 1 июля 2019 года.

Как правильно заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2019

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Правила заверения копий трудовых книжек в 2019 году и с 2019 года

Копии кадровых документов, в том числе трудовых книжек, заверяются согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт должен был быть отменен с 1 июля текущего года, а вместо него предполагалось ввести новый порядок в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016. Но переходный период от старого стандарта к новому был продлен до 1 июля 2019 года (приказ Росстандарта от 25.05.2019 № 435-ст). Таким образом, сегодня можно применять как старый ГОСТ, так и новый.

Работнику копия трудовой книжки может понадобиться для предоставления в различные ведомства и организации. В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, копию нужно выдать сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента его обращения.