Трудовые договора        25 июля 2018        108         0

Сроки хранения документов по личному составу 50 лет

Установлены сроки временного хранения документов по личному составу

в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, — в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

Сроки хранения документов по личному составу 50 лет

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Рекомендуем прочесть:  Онлайн запись в гибдд москва на замену водительского удостоверения

Минимальный срок хранения документов по личному составу, созданных начиная с 2003 года, сокращен с 75 до 50 лет

Если документы по личному составу (в частности, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составит 50 лет. Если же документ создан раньше, то его по-прежнему нужно будет хранить не менее 75 лет. Соответствующие изменения в закон об архивном деле, которые внесены Федеральным законом от 02.03.16 № 43-ФЗ, вступят в силу с 13 марта.

Согласно пункту 3 статьи 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (далее — Закон № 125-ФЗ), документы по личному составу — это архивные документы, в которых отражены трудовые отношения работника с работодателем. Помимо прочего, к ним относятся трудовые договоры, личные карточки, реестры сведений о доходах физических лиц, личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты). В настоящее время сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558). При этом для документов по личному составу установлен общий 75-летний срок хранения, независимо от даты их оформления (ст. 22 Закона № 125-ФЗ). ​

Как изменились сроки хранения у документов по личному составу

Далеко не все документы по личному составу считаются действительно значимыми для граждан, общества и государства. Большинство из этих документов имели краткие сроки хранения (3, 5 лет). Их уничтожали по истечении указанных сроков (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558)). В настоящее время тоже нет объективных оснований для резкого увеличения срока их хранения (до 75, 50 лет).

Безусловно, ФЗ «Об архивном деле в РФ» имеет в виду документы по личному составу, срок хранения которых составлял ранее 75 лет. Именно о них говорит статья 17 Закона. Она обязывает работодателя хранить документы в пределах установленных сроков. В том числе и документы по личному составу.

Как определить срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими изменениями в законе об архивном деле

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД) есть разные сроки хранения у документов по личному составу:

Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; пункт 3 статьи 22.1 закона об архивном деле).

Рекомендуем прочесть:  Основания для снятия с кадастрового учета объекта недвижимости

Федеральный закон от № 43-ФЗ: новые сроки хранения документов по личному составу

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[2] (далее – Перечень);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения[3];
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения[4].

Правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при их подготовке к архивному хранению поможет номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Форма номенклатуры дел приведена в приложении 7 к правилам.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.

Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

Хранение кадровых документов в организации 2019

При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

Федеральный закон от 2 марта 2016 г

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;