Материальная ответственность        25 июля 2018        186         0

Сроки хранения договоров в организации в 2019 году таблица

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Сроки хранения документов в 2019 году (таблица)

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Сроки хранения договоров в организации

№ 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г.

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Рекомендуем прочесть:  Можно ли купить дом на материнский

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.

Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг. У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку. Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения. Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть. По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения. В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером. Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее.

Срок хранения договоров

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Рекомендуем прочесть:  Сколько стоит выкупить землю в собственность по кадастровой стоимости

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и многие другие. Для ряда документов существуют особые сроки обязательного хранения. Многие документы хранят с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 в соответствии с законом № 125-ФЗ.

Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок

Срок хранения бухгалтерских документов в организации в 2019 году

Срок хранения бухгалтерских документов в организации в 2019 году прописан в Законе о бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее – Закон № 402-ФЗ). Хранить такие документы нужно 5 лет после отчетного года, речь идет о первичных бухгалтерских документах, кассовых документах и бухгалтерских регистрах.

Есть отдельные бухгалтерские документы, для которых прописан специальный срок хранения. Это документы, которые связаны с ведением и организацией бухучета. Например, учетную политику нужно хранить не менее 5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Сроки стаьи хранения документов в организации 2019 году таблица скачать

Если в организации создается большое количество приказов, тогда их можно группировать в дела по категории (к примеру, распоряжения о трудоустройстве, об увольнении и прочие). После ухода работника с должности его персональная карточка перекладывается в дело уволенных лиц.
Если на предприятии ведется учет личных дел работников, тогда трудовые соглашения и контракты подшиваются в их состав. В иных ситуациях такие договора подшиваются для хранения в отдельное дело, где содержатся только трудовые соглашения с сотрудниками.

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года Журналы учета рабочего времени 1 год Графики предоставления отпусков ст. 123 ТК РФ 1 год Перечень профессий с вредными условиями труда ст. 221 ТК РФ до замены новыми Перечни профессий до минования надобности Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ТАБЛИЦЕ

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).